PEŁNE WSPARCIE SYSTEMU

PraxiMBO w pełni wspiera cały proces związany z funkcjonowaniem metodyki Zarządzania przez cele. System oferuje silne wsparcie na etapie kontraktowania celów (na przełomie roku), a później ich rozliczanie w kilku cyklach w ciągu roku (kwartalnie / rocznie).
Ponadto, system pozwala na zmianę zakontraktowanych celów w trakcie roku, jeśli zachodzą obiektywne przesłanki dla ich wycofania.
To co istotne – system pozwala na pracę z kilkoma „latami rozliczeniowymi” równocześnie – możliwe jest rozliczanie ostatniego kwartału roku bieżącego, równolegle z kontraktowaniem celów na rok kolejny.

KONTRAKTOWANIE CELÓW

Wyznaczanie celów i ich zatwierdzenie pomiędzy przełożonym a pracownikiem to zadanie o krytycznym znaczeniu dla osiąganych później rezultatów. Trudnością jest nie tylko samo ustalenie „co ma być celem”, ale także odpowiednie jego zapisanie i wyznaczenie ambitnych, ale realizowalnych oczekiwań. Zobacz jak PraxiMBO wspiera w tym zakresie menadżerów.

ROZLICZANIE CELÓW

System w pełni wspiera rozliczanie celów między pracownikiem a przełożonym. Wspierany jest scenariusz zarówno oceny arbitralnej przez przełożonego, jak i możliwości proponowania oceny przez pracownika. System pomaga rozliczyć cele oparte o wskaźniki – automatycznie przeliczając uzyskany wskaźnik (np. wygenerowany przychód dla sprzedawcy) na ocenę stopnia realizacji celu. Zobacz jak PraxiMBO wspiera rozliczanie celów.

BIBLIOTEKI CELÓW

System pozwala na grupowanie i przechowywanie celów w ramach Bibliotek. Tworząc nowy Arkusz celów można wykorzystać (poprzez kopiowanie) cele zapisane w Bibliotekach.

  • Biblioteka Systemowa – prezentuje Cele zdefiniowane przez dostawcę systemu PraxiMBO na bazie wieloletnich doświadczeń
  • Biblioteka Firmowa – pozwala na stworzenie dedykowanej dla organizacji Biblioteki celów.
  • Biblioteka Historyczna – zawiera cele pracownika z poprzednich lat
  • Biblioteka Przełożonego – prezentuje cele przełożonego, które łatwo można przeciągnąć na poziom arkusza celów podwładnych.
  • Biblioteka zespołowa – prezentuje cele przypisane do Zespołu pracowników, w którym dany pracownik pracuje. Umożliwia kopiowanie dobrych wzorców między arkuszami podwładnych.

WYSZUKIWANIE CELÓW

System PraxiMBO jest wyposażony w prostą w użyciu wyszukiwarką pełnotekstową. Działanie wyszukiwarki można ograniczyć do konkretnej Biblioteki (np. Firmowej), lub zadać wyszukiwanie realizowane na pełnej bazie.
Wyniki wyszukiwanie prezentowane są w formie listy, a okno podglądu umożliwia szybkie i efektywne przeglądanie uzyskanych wyników. Dodanie wybranego celu do Arkusza możliwe jest za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść” lub poprzez wybranie opcji „dodaj cel z biblioteki”.

CELE OBLIGATORYJNE

System umożliwia tworzenie celów obligatoryjnych w ramach Biblioteki firmowej. Cel oznaczony etykietką „obligo” zostanie automatycznie dodany do arkusza celów pracowników, których dotyczy. Taki cel nie może być później także usunięty.
Dzięki temu wszyscy pracownicy na tym samym stanowisku lub w danym dziale mogą mieć ustandaryzowany pakiet celów, pozwalających oceniać ich wg tych samych reguł. Oczywiście obok celów obligatoryjnych mogą mieć oni pakiet celów indywidualnych.
Cel obligatoryjny może narzucać treść, progi oceny i wagę.
W systemie PraxiMBO, treść celu „obligo” nie może podlegać modyfikacji, z dokładnością do przewidzianych do tego miejsc oznaczonych #tagami. Przykład użycia #tagów przedstawiono na poniższej ilustracji.

TWORZENIE ARKUSZA W OPARCIU O WZORZEC

Rozpoczęcie nowego okresu rozliczeniowego to moment tworzenia nowego Arkusza celów. Otwarcie Arkusza celów dla Pracownika powoduje automatyczne przekopiowanie celów z Biblioteki firmowej, które zostały przypisane do danego Stanowiska lub Działu.
Funkcja ta ułatwia proces kreowania celów będąc punktem wyjścia do tworzenia finalnego Arkusza. Cele skopiowane, jako cele wzorcowe dla danego Stanowiska mogą być dowolnie usuwane lub modyfikowane, pod warunkiem, że nie są oznaczone jako obligatoryjne.

FINALNA NEGOCJACJA CELÓW

Istnieją generalnie dwie strategie wyznaczania celów pracownikom. Albo menadżer wyznacza cele samodzielnie, albo prosi pracownika o własne propozycje, które później zatwierdza.
Tworząc PraxiMBO postanowiliśmy wesprzeć obie te strategie, które w dodatku mogą funkcjonować równolegle.
Finalnie – zaproponowane przez obie strony cele muszą zostać uspójnione przez przełożonego. Zatwierdzenie finalnego arkusza – zależnie od konfiguracji systemu – wymaga zgody obu stron, lub jest arbitralną decyzją menadżera przełożonego.

EFEKTYWNE ROZLICZANIE CELÓW

Proces rozliczania celów jest realizowany analogicznie do procesu kontraktowania celów – ocena może być przygotowywana równolegle przez menadżera i pracownika w postaci wstępnych rozliczeń. Finalne zatwierdzenie realizowane jest przez przełożonego.
System, obok oceny jakościowej (wg kryteriów miękkich, terminów etc.) wspiera proces oceny opartej o wskaźniki i mierniki sukcesu. Wskaźniki te definiowane są na etapie kontraktowania celów. System automatycznie przelicza ocenę realizacji celu na bazie wprowadzonej do systemu wartości uzyskanego wskaźnika (np. ilość obsłużonych poprawnie wniosków kredytowych, poziom dostępności systemów informatycznych), co ułatwia ocenę.

AUTOMATYZACJA ROZLICZEŃ

PraxiMBO pomaga zautomatyzować i zobiektywizować proces oceny celów. O ile cele rozliczane są w oparciu o wskaźniki, możliwe jest wykorzystanie modułu automatycznego zasilania baz PraxiMBO o wartości wskaźników pochodzące z innych systemów. Dzięki temu, cele takie rozliczane są centralnie, w oparciu o obiektywne dane (np. dane finansowe z systemu ERP), bez ręcznej ingerencji osób oceniających.
Obok wskaźników wczytywanych automatycznie, centralnie mogą być rozliczane także cele obligatoryjne, które zostały przydzielone większej liczbie pracowników. Administrator systemu ocenia cel 1 raz, a wszyscy posiadający go pracownicy natychmiast zyskują tą samą ocenę.
Finalne wyniki ocen mogą być automatycznie przekazywane do systemu kadrowego jako baza do naliczenia premii z tytułu uzyskanych celów.

ZARZĄDZANIE ZMIANĄ

W trakcie okresu rozliczeniowego może zaistnieć konieczność zmiany zakontraktowanego arkusza celów z przyczyn niezależnych od pracownika (np. wstrzymanie projektów finansowanych z budżetu centralnego). W takiej sytuacji konieczna jest korekta arkuszy celów i zamiana niewykonalnego celu na inny.
PraxiMBO kontroluje możliwości zmian, nie dopuszczając do zupełnego wycofania celów częściowo już wcześniej rozliczonych. PraxiMBO pozwala porównać nową i poprzednią wersję arkusza celów, co istotnie skraca proces oceny zmian przez menadżerów.

NADZÓR NAD DZIAŁANIEM MBO, RAPORTY

PraxiMBO pozwala na kilku poziomach nadzorować proces funkcjonowania metodyki MBO w firmie.
Z jednej strony każdy menadżer ma dostęp do pulpitu systemu, na którym ma wgląd w podstawowe wskaźniki dotyczące statusu kontraktowania i rozliczania celów MBO (np. ilości podwładnych, dla których proces rozliczania jeszcze nie jest zakończony).
Obok tego menadżerowie oraz administratorzy całego systemu mają dostęp do raportów, pozwalających przekrojowo analizować dane o uzyskiwanych rezultatach i zaangażowaniu pracowników. System posiada mechanizm kreatora raportów, które zapisywane są w formie plików Excel umożliwiających wygodną dalszą analizę.